IA en recursos humans: què ha d'explicar l'empresa i què exigeix l'AEPD

Dues obligacions que cal examinar conjuntament

Una eina que assigna torns, puntua el rendiment o ajuda a decidir promocions pot afectar les condicions de treball encara que la decisió final la signi una persona. L'empresa n'ha d'identificar l'ús real, explicar les regles que hi intervenen quan correspongui i comprovar quin paper conserva la supervisió humana.

El Reial decret 723/2026, de 9 de setembre, entrarà en vigor el 5 d'octubre de 2026 i afegeix informació sobre sistemes algorítmics o automatitzats al contingut que s'ha de lliurar a la persona treballadora. D'altra banda, l'AEPD va publicar el 23 de setembre l'advertència AI-00009-2026, relativa a una eina prevista per analitzar i puntuar candidatures.

Informació individual: existència, pautes, criteris i regles

L'article 3.2.k del RD 723/2026 exigeix informar per escrit de l'existència de sistemes algorítmics o automatitzats de presa de decisions. Si s'utilitzen per decidir sobre condicions laborals, la informació ha d'incloure'n les pautes, els criteris i les regles de funcionament.

La norma esmenta, entre altres matèries, la durada i distribució de la jornada, l'assignació de tasques, els salaris, la progressió professional, el lloc de treball i l'extinció del contracte. Una referència genèrica al fet que l'empresa «utilitza intel·ligència artificial» no explica els criteris que poden influir en una decisió concreta.

El capítol II s'aplica, amb caràcter general, a les relacions laborals de durada superior a quatre setmanes. En les noves relacions, la informació de l'article 3 s'ha de facilitar abans de començar. Pot constar al contracte escrit o en un altre document; si es lliura electrònicament, ha de ser accessible, emmagatzemable i imprimible, i l'empresa ha de conservar prova de la transmissió o recepció.

Contractes vigents i canvis posteriors

La disposició transitòria única no obliga a refer automàticament tots els contractes vigents el 5 d'octubre. Si la persona treballadora sol·licita informació que encara no té, l'empresa disposa de trenta dies hàbils des de la recepció de la sol·licitud per lliurar-la.

Les modificacions posteriors dels elements informats s'han de comunicar tan aviat com sigui possible i, com a màxim, el dia que tinguin efecte. Aquest deure informatiu no substitueix els procediments i preavisos que pugui exigir una modificació de les condicions de treball.

Informació a la representació de les persones treballadores

L'article 64.4.d de l'Estatut dels treballadors ja reconeix a la representació legal el dret a conèixer els paràmetres, regles i instruccions dels algoritmes o sistemes d'IA que incideixen en decisions sobre condicions de treball, accés a l'ocupació o manteniment d'aquesta, inclosa l'elaboració de perfils.

El lliurament d'informació individual previst en el nou reial decret no substitueix aquest deure col·lectiu quan sigui aplicable. Cal revisar per separat el contingut i els destinataris de totes dues comunicacions.

L'advertència de l'AEPD: puntuar currículums amb IA

L'advertència AI-00009-2026 (EXP202600427) fa referència a una eina que es preveia implantar per analitzar currículums, assignar puntuacions i ajudar a prioritzar candidatures en selecció i mobilitat interna. És una actuació preventiva, no una sanció per l'ús d'una eina ja implantada.

L'AEPD recorda que les candidatures i persones treballadores han de rebre informació clara, accessible i comprensible sobre el tractament de les seves dades i la funció de l'eina. Cal avaluar els riscos i, si el tractament pot comportar un alt risc per als drets i les llibertats, fer prèviament una avaluació d'impacte en protecció de dades.

Que la decisió final correspongui formalment a una persona no és suficient per si mateix. La intervenció humana ha de permetre valorar críticament la puntuació, apartar-se'n i prendre una decisió pròpia. La possible aplicació del dret a no ser objecte de decisions exclusivament automatitzades dependrà del funcionament efectiu de l'eina i de la intervenció humana real.

Comprovacions pràctiques abans d'implantar o ampliar un sistema

• Inventariar les eines utilitzades en selecció, torns, tasques, rendiment, salaris, promoció i extinció, incloses les subministrades per tercers.
• Documentar quines dades tracten, quins resultats produeixen i com influeixen en cada decisió.
• Preparar la informació escrita adreçada a cada persona treballadora i, quan correspongui, la que es deu a la seva representació.
• Avaluar els riscos de protecció de dades i determinar si cal una avaluació d'impacte prèvia.
• Assegurar que la persona responsable de decidir entén el resultat, el pot qüestionar i se'n pot apartar de manera efectiva.